Organizzatore di eventi, Organizzatrice di eventi
Event manager, Manager culturale, Organizzatore di convegni
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI svolge attività tipo gestionale, relazionale e di mediazione e programmatorio per la realizzazione di eventi che possono essere anche molto diversi tra loro: fiere, iniziative culturali e commerciali, feste. Predispone il programma dell'evento e sovraintende la sua pubblicizzazione. Per ideare e programmare gli eventi comprende i bisogni e gli obiettivi degli enti promotori (aziende e/o enti pubblici) e identifica gli interessi e i bisogni dei possibili soggetti destinatari dell'evento. Cerca e organizza gli spazi. Cerca gli sponsor, cura i rapporti con i fornitori e coordina e gestisce le attività preparatorie di gestione dell'iniziativa.
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI è in grado di mantenere e coordinare reti di relazioni complesse e organizzare una comunicazione efficace e mirata in funzione di un’idea o di un’iniziativa specifica.
Quali norme regolano la professione
Non vi sono norme specifiche che regolano la professione. Non vi sono albi professionali e/o titoli specifici per accedere alla professione.
Livello EQF
VI livello del Quadro Europeo delle Qualifiche, corrispondente al primo ciclo dei titoli accademici
Che cosa fa
Attività | Descrizione |
|---|---|
Analizza i bisogni espressi o li anticipa e definisce con la committenza il concept principale dell’evento | incontra il o i committenti, rileva e definisce insieme a loro i bisogni in termini di: risultati attesi, risorse a disposizione, contenuti proposti, tempi. Definisce il concept principale dell’evento |
Realizza un’analisi di fattibilità e definisce il progetto dell’evento | ipotizza iniziative possibili e concrete in relazione alle esigenze individuate, valutandone la fattibilità anche attraverso azioni di fund raising (anche a livello internazionale ed utilizzando risorse europee) e costituzione di partnership. Definisce il progetto, le sue diverse fasi di sviluppo , le risorse economiche, materiali e umane necessarie alla realizzazione dell’evento. Identifica i prodotti complementari utili alla buona riuscita dell’evento |
Organizza l’allestimento dell’evento e lo gestisce | cura l’organizzazione dell’allestimento degli spazi, l’attivazione delle convenzioni e dei contratti con tutti i consulenti e il personale impiegato per l’evento (finanziatori, artisti, tecnici, fornitori di materiali), l’attivazioni di accordi ed incarichi con organizzazioni esterne cui sarà affidata la realizzazione di alcune specifiche fasi. Coordina ogni fase durante la realizzazione dell’evento |
Progetta e realizza attività di comunicazione e marketing | si occupa di organizzare e gestire la campagna promozionale utilizzando tutti i canali disponibili per raggiungere il target prescelto o appoggiandosi a società di comunicazione. L’ ICT sono oggi per questa attività uno strumento fondamentale (informazioni sui siti Internet, costruzione di ipertesti, scambio con altre risorse Web, ecc…) |
Rendiconta, monitora e valuta l’andamento dell’evento | valuta la redditività economica, l’utilità sociale, la soddisfazione dei clienti/committenti/fruitori, la partecipazione, la possibilità di ottenere benefici sociali |
Dove lavora? Ambienti e organizzazione
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI può lavorare in:
enti pubblici
| istituzioni che si occupano di: servizi culturali, musica, teatro e spettacolo in genere
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organizzazioni private nel campo dello spettacolo e della cultura (aziende, compagnie teatrali, associazioni, cooperative e fondazioni)
| organizzazioni profit e no-profit che si occupano di: servizi culturali, spettacolo, eventi di animazione sociale, eventi collegati a campagne pubblicitarie e promozionali di prodotti e/o servizi di organizzazioni terze
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società di comunicazione
| società che si occupano di progettare ed attuare campagne di comunicazione su committenza
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ENTI PUBBLICI
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI opera prevalentemente nella fase organizzativa e gestionale del lavoro, attraverso interventi che consentono di tradurre le indicazioni provenienti dalla volontà politica o da direzioni pubbliche in un progetto operativo. In alcuni casi interagisce e si coordina, secondo regole di pianificazione pubblica, con organizzazioni private per la realizzazione di specifiche parti del progetto.
ORGANIZZAZIONI PRIVATE NEL CAMPO DELLO SPETTACOLO E DELLA CULTURA (aziende, compagnie teatrali, associazioni, cooperative e fondazioni)
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI in enti di grandi dimensioni è generalmente coinvolto in una o solo in alcune fasi di lavoro.
Nelle realtà di medio-piccole dimensioni, come le compagnie teatrali, le associazioni e le fondazioni più piccole, gli è invece richiesto di seguire tutte le fasi di lavoro, da quella più creativa ed ideativa del progetto, a quella organizzativa, fino a quella promozionale ed anche amministrativa.
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI può inoltre operare nel campo del marketing e della comunicazione ed è chiamato a progettare, organizzare e gestire eventi culturali ed artistici per scopi pubblicitari o promozionali.
L’oggetto della promozione può variare: dal prodotto specifico, al nuovo servizio privato immesso sul mercato, alla campagna sociale a favore di particolari politiche o sensibilizzazioni, al personaggio, all’evento sportivo.
Molto spesso in queste organizzazioni, collaborando con l’ente pubblico o le comunità locali, la dimensione territoriale (e a volte turistica) assume un’ importante valenza promozionale.
SOCIETÀ DI COMUNICAZIONE
Alcune società di comunicazione offrono servizi completi di organizzazione di eventi culturali, artistici e promozionali anche se, generalmente, si occupano specificamente di aspetti legati alla comunicazione (dalla organizzazione delle campagne stampa, alla gestione di siti promozionali).
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI opera in questi casi a favore di committenze specifiche ed a favore di obiettivi definiti da contratto. L’attività è quindi concentrata nelle fasi realizzative, più che ideative, fermo restando l’aspetto creativo direttamente collegato agli output della comunicazione (grafica, stile, scelta dei canali, ec…). In questo caso è di altissima importanza l’uso delle ICT.
Quali sono le condizioni di lavoro?
L’ ORGANIZZATORE DI EVENTI lavora generalmente con contratto a tempo determinato o con contratto di collaborazione a progetto, dal momento che la sua attività è strettamente connessa allo svolgimento e alla realizzazione dell’evento specifico.
Più raramente, è possibile accedere, tramite concorso, a posti presso Enti Pubblici con contratti a tempo indeterminato. In questi caso, l’ORGANIZZATORE DI EVENTI lavora presso la sede di competenza, secondo l’orario previsto dai contratti del pubblico impiego.
Indipendentemente dall’ambito lavorativo, l’ORGANIZZATORE DI EVENTI agisce in un contesto di rete, all’interno del quale assume la funzione di mediatore tra i vari protagonisti sociali coinvolti nella realizzazione e fruizione dell’evento: i committenti, i creatori (artisti, produttori culturali), i decisori (poteri pubblici e finanziatori privati), gli intellettuali (critici, giornalisti, esperti) e i pubblici fruitori (diverse tipologie di consumatori).
Deve possedere un’ampia flessibilità nell’organizzazione del proprio lavoro, dal momento che le sue attività, gli orari e i contesti di lavoro dipendono dal progressivo svolgimento dell’evento culturale. Soprattutto nelle organizzazioni private, i tempi di lavoro sono scarsamente strutturati e piuttosto variabili, poiché dipendono dai ritmi imposti dal calendario delle attività. In prossimità dell’evento, può essere necessario lavorare nei giorni festivi e di sera.
L’attività dell’ORGANIZZATORE DI EVENTI è svolta per lo più in ufficio e richiede un uso frequente della tecnologia informatica. Possono essere necessari spostamenti sul territorio interessato dalle iniziative, sia durante la fase di organizzazione, che in quella di effettiva realizzazione.
Spesso l’ingresso in organizzazioni che si occupano di eventi avviene attraverso stage e tirocini post – laurea che inizialmente impegnano l’ORGANIZZATORE DI EVENTI soprattutto su singoli aspetti organizzativi del progetto.
Attività e competenze
ATTIVITÀ | COMPETENZE | RISULTATI |
|---|---|---|
Analizza i bisogni espressi o li anticipa e definisce con la committenza il concept principale dell’evento |
| Documentazione relativa al bisogno rilevato/ Concept principale e adesione della rete al concept |
Realizza l’analisi di fattibilità e definisce il progetto dell’evento |
| Progetto dell’evento completo di costi e prodotti complementari che arricchiscono il concept principale e amplificano l’impatto comunicativo |
Organizza l’allestimento dell’evento e lo gestisce |
| Programmi dettagliati di allestimento e realizzazione dell’evento nei suoi prodotti principali e complementari |
Progetta e realizza attività di comunicazione e marketing |
| Documentazione attestante le attività di marketing e comunicazione realizzate Materiali (cartacei e non) pubblicitari/promozionali |
Valuta e monitora l’andamento dell’evento |
| Documenti attestanti i risultati ottenuti Documenti che registrano eventuali scostamenti tra risultati ottenuti ed obiettivi previsti Rendicontazioni Eventuale riprogrammazione di fasi operative |
Quali conoscenze è necessario avere?
Conoscenze specialistiche
- Elementi di economia della cultura
- Normativa dei beni, dello spettacolo e delle attività culturali
- Normativa sull’organizzazione di eventi su spazi pubblici
- Normativa sui finanziamenti pubblici
- Politiche, fondi, iniziative e programmi comunitari
- Politiche europee/nazionali/regionali per lo sviluppo locale
Conoscenze generali
- Sociologia dell’ambiente e del territorio
- Elementi di storia e cultura del territorio
- Elementi di budgeting
- Elementi di statistica
- Elementi di marketing
- Teorie della comunicazione
- Nozioni di qualità di servizio
- Lingue straniere
Che cosa deve saper fare?
Abilità specialistiche principali
- Applicare tecniche di progettazione ed organizzazione di eventi
- Applicare tecniche di ricerca e gestione fornitori a supporto degli eventi (allestimento, catering, interpretariato)
- Applicare tecniche di ricerca dei corretti riferimenti normativi necessari all’organizzazione di un evento
- Applicare tecniche di fund raising
- Applicare tecniche di comunicazione di eventi e di costruzione di messaggi promozionali
Abilità generali principali
- Applicare tecniche di ricerca (dati/informazioni/notizie)
- Applicare tecniche di pianificazione delle attività
- Applicare tecniche di analisi dei costi
- Applicare tecniche di gestione informatica delle informazioni (uso del WEB come mezzo di diffusione)
- Applicare modalità di coordinamento del lavoro di un team
- Applicare tecniche di analisi della qualità del servizio erogato
Quali comportamenti lavorativi deve sviluppare?
Creatività
ricercare soluzioni originali ed efficaci, approcciare in modo creativo i problemi di lavoro, tentare soluzioni non convenzionali, sviluppare un ambiente favorevole all’innovazione
Flessibilità-Adattabilità
modificare comportamenti e schemi mentali in funzione delle esigenze del contesto lavorativo, sapersi adattare ai cambiamenti e alle emergenze, lavorare efficacemente in situazioni differenti e/o con diverse persone o gruppi
Leadership
guidare individui o gruppi, suscitare entusiasmo, assumere iniziative, motivare, prendere decisioni; saper delegare
Orientamento al cliente/utente
anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze del cliente interno/esterno e predisporre soluzioni personalizzate, efficaci e soddisfacenti dal punto di vista della qualità del servizio reso
Propensione all’ascolto e al dialogo
essere disponibili all’ascolto e all’interazione col pubblico
Percorso formativo formale
Poiché non esistono norme o leggi specifiche che regolano la professione, non sono richiesti titoli di studio, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica professionale obbligatori.
E’ sicuramente utile che l’ORGANIZZATORE DI EVENTI abbia competenze e interesse relative al settore culturale in cui opera (per es. sport, letteratura, teatro, danza, musica, architettura).
Percorso formativo consigliato
- Beni culturali (L-1)
- Comunicazione interculturale (L-20)
- Comunicazione internazionale per il turismo (LM-38)
- Culture e letterature del mondo moderno (L-10)
- DAMS (Discipline dell’arte, della musica e dello spettacolo) (L-3)
- Filosofia (L-5)
- Lettere (L-10)
- Lingue e culture per il turismo (L-15)
- Lingue e letterature moderne (L-11)
- Scienze della comunicazione (L-20)
- Scienze della mediazione linguistica (L-12)
- Storia (L-42)
Attualmente il mercato richiede prevalentemente profili in possesso di laurea triennale ad indirizzo umanistico, dato che l’ORGANIZZATORE DI EVENTI necessita di una solida preparazione culturale, unita ad una particolare sensibilità e preparazione in campo artistico e ad una spiccata capacità di valorizzazione dei luoghi.
L’aggiornamento continuo è fondamentale. Negli ultimi anni sono state realizzate in Italia molte iniziative sul management culturale, tra cui corsi di laurea, master, corsi di specializzazione.
La conoscenza di una o più lingue straniere e delle nuove tecnologie informatiche sono un requisito fondamentale per l’organizzatore di eventi.
Come si sviluppa la carriera?
La carriera dell’ORGANIZZATORE DI EVENTI si sviluppa con l’acquisizione di maggiori responsabilità in merito all’intero processo di lavoro, essenzialmente legate al numero di anni di esperienza, alla capacità di creazione di reti di lavoro e sistemi relazionali efficaci e creativi.
Il settore artistico e culturale si attesta attualmente in rapida crescita.
Negli ultimi vent’anni molte città dell’Europa occidentale hanno visto lo sviluppo di politiche mirate ad esaltare e valorizzare il potenziale artistico, culturale e sportivo.
A questo proposito, la riflessione in merito agli effettivi bisogni formativi degli ORGANIZZATORI DI EVENTI è argomento di estrema attualità così come l’inquadramento delle diverse figure professionali che operano in ambito culturale.
Informazioni
Ascolta i consigli di Anna Martina, Direttrice Divisione Cultura-Comunicazione-Promozione della Città di Torino
Volumi
- De Biase F. e coll, (1999), Il nuovo manuale delle professioni culturali. Strumenti, percorsi e strategie per le professioni nuove, UTET, Torino
- Argano L., Brizzi C., Frittelli M., Marinelli G. (2006), L’impresa di spettacolo dal vivo. Percorsi e strumenti per la creazione di nuovi soggetti culturali, Editoria & Spettacolo, Roma
- Argano L., Bollo A., Dalla Sega P., Vivalda C. (2005), Gli eventi culturali. Ideazione, progettazione, marketing, comunicazione, Franco Angeli, Milano
- Cristiante S., Pettarin F. (1999), Progettare gli eventi. Introduzione all’operatore culturale, 1999, Costa & Nolan, Genova
- Bodo C.,Spada C. (2004), Rapporto sull’economia della cultura in Italia 1999-2000, Il Mulino, Bologna
Siti
- www.beniculturali.it
- http://www.federcultura.confcooperative.it
- http://www.lettere.unito.it/cgi-bin/home.pl - Facoltà di Lettere e Filosofia