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Professioni

Organizzatore di eventi, Organizzatrice di eventi

Event manager, Manager culturale, Organizzatore di convegni

L’ORGANIZZATORE DI EVENTI svolge attività di mediazione tra il sistema artistico e culturale 1, tra le aziende o gli enti pubblici ed i vari tipi di pubblico che fruiscono delle iniziative organizzate attraverso la conduzione di progetti che comprendono interventi di tipo gestionale, programmatorio, organizzativo e di servizio. Gli eventi possono essere anche molto diversi tra loro: manifestazioni culturali, convegni, fiere e feste. 

L’ORGANIZZATORE DI EVENTI è in grado di mantenere e coordinare reti di relazioni complesse e organizzare una comunicazione efficace e mirata in funzione di un’idea o di un’iniziativa specifica.

 

1 Artisti, finanziatori, stakeholders, critici, giornalisti

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Quali sono le condizioni di lavoro?

L’ ORGANIZZATORE DI EVENTI lavora generalmente con contratto a tempo determinato o con contratto di collaborazione a progetto, dal momento che la sua attività è strettamente connessa allo svolgimento e alla realizzazione dell’evento specifico.

Più raramente, è possibile accedere, tramite concorso, a posti presso Enti Pubblici con contratti a tempo indeterminato. In questi caso, l’ORGANIZZATORE DI EVENTI lavora presso la sede di competenza, secondo l’orario previsto dai contratti del pubblico impiego.

Indipendentemente dall’ambito lavorativo, l’ORGANIZZATORE DI EVENTI agisce in un contesto di rete, all’interno del quale assume la funzione di mediatore tra i vari protagonisti sociali coinvolti nella realizzazione e fruizione dell’evento: i committenti, i creatori (artisti, produttori culturali), i decisori (poteri pubblici e finanziatori privati), gli intellettuali (critici, giornalisti, esperti) e i pubblici fruitori (diverse tipologie di consumatori).

Deve possedere un’ampia flessibilità nell’organizzazione del proprio lavoro, dal momento che le sue attività, gli orari e i contesti di lavoro dipendono dal progressivo svolgimento dell’evento culturale. Soprattutto nelle organizzazioni private, i tempi di lavoro sono scarsamente strutturati e piuttosto variabili, poiché dipendono dai ritmi imposti dal calendario delle attività. In prossimità dell’evento, può essere necessario lavorare nei giorni festivi e di sera.

L’attività dell’ORGANIZZATORE DI EVENTI è svolta per lo più in ufficio e richiede un uso frequente della tecnologia informatica. Possono essere necessari spostamenti sul territorio interessato dalle iniziative, sia durante la fase di organizzazione, che in quella di effettiva realizzazione.

Spesso l’ingresso in organizzazioni che si occupano di eventi avviene attraverso stage e tirocini post – laurea che inizialmente impegnano l’ORGANIZZATORE DI EVENTI soprattutto su singoli aspetti organizzativi del progetto.

Che cosa fa

Attività

Descrizione

 Analizza i bisogni espressi o li anticipa e definisce con la committenza il concept principale dell’evento

 incontra il o i committenti, rileva e definisce insieme a loro i bisogni in termini di: risultati attesi, risorse a disposizione, contenuti proposti, tempi. Definisce il concept principale dell’evento

 Realizza un’analisi di fattibilità e definisce il progetto dell’evento

 ipotizza iniziative possibili e concrete in relazione alle esigenze individuate, valutandone la fattibilità anche attraverso azioni di fund raising (anche a livello internazionale ed utilizzando risorse europee) e costituzione di partnership. Definisce il progetto, le sue diverse fasi di sviluppo , le risorse economiche, materiali e umane necessarie alla realizzazione dell’evento. Identifica i prodotti complementari utili alla buona riuscita dell’evento

 Organizza l’allestimento dell’evento e lo gestisce

 cura l’organizzazione dell’allestimento degli spazi, l’attivazione delle convenzioni e dei contratti con tutti i consulenti e il personale impiegato per l’evento (finanziatori, artisti, tecnici, fornitori di materiali), l’attivazioni di accordi ed incarichi con organizzazioni esterne cui sarà affidata la realizzazione di alcune specifiche fasi. Coordina ogni fase durante la realizzazione dell’evento

 Progetta e realizza attività di comunicazione e marketing

 si occupa di organizzare e gestire la campagna promozionale utilizzando tutti i canali disponibili per raggiungere il target prescelto o appoggiandosi a società di comunicazione. L’ ICT sono oggi per questa attività uno strumento fondamentale (informazioni sui siti Internet, costruzione di ipertesti, scambio con altre risorse Web, ecc…)

 Rendiconta, monitora e valuta l’andamento dell’evento

 valuta la redditività economica, l’utilità sociale, la soddisfazione dei clienti/committenti/fruitori, la partecipazione, la possibilità di ottenere benefici sociali

Informazioni

Ascolta i consigli di Anna Martina, Direttrice Divisione Cultura-Comunicazione-Promozione della Città di Torino

Volumi
  • De Biase F. e coll, (1999), Il nuovo manuale delle professioni culturali. Strumenti, percorsi e strategie per le professioni nuove, UTET, Torino
  • Argano L., Brizzi C., Frittelli M., Marinelli G. (2006), L’impresa di spettacolo dal vivo. Percorsi e strumenti per la creazione di nuovi soggetti culturali, Editoria & Spettacolo, Roma
  • Argano L., Bollo A., Dalla Sega P., Vivalda C. (2005), Gli eventi culturali. Ideazione, progettazione, marketing, comunicazione, Franco Angeli, Milano
  • Cristiante S., Pettarin F. (1999), Progettare gli eventi. Introduzione all’operatore culturale, 1999, Costa & Nolan, Genova
  • Bodo C.,Spada C. (2004), Rapporto sull’economia della cultura in Italia 1999-2000, Il Mulino, Bologna
Siti

Dove lavora? Ambienti e organizzazione

L’ORGANIZZATORE DI EVENTI può lavorare in:

enti pubblici

 

istituzioni che si occupano di: servizi culturali, musica, teatro e spettacolo in genere

 

 

organizzazioni private nel campo dello spettacolo e della cultura (aziende, compagnie teatrali, associazioni, cooperative e fondazioni)

 

organizzazioni profit e no-profit che si occupano di: servizi culturali, spettacolo, eventi di animazione sociale, eventi collegati a campagne pubblicitarie e promozionali di prodotti e/o servizi di organizzazioni terze

 

 

società di comunicazione

 

società che si occupano di progettare ed attuare campagne di comunicazione su committenza

 

 

ENTI PUBBLICI

L’ORGANIZZATORE DI EVENTI opera prevalentemente nella fase organizzativa e gestionale del lavoro, attraverso interventi che consentono di tradurre le indicazioni provenienti dalla volontà politica o da direzioni pubbliche in un progetto operativo. In alcuni casi interagisce e si coordina, secondo regole di pianificazione pubblica, con organizzazioni private per la realizzazione di specifiche parti del progetto.

ORGANIZZAZIONI PRIVATE NEL CAMPO DELLO SPETTACOLO E DELLA CULTURA (aziende, compagnie teatrali, associazioni, cooperative e fondazioni)

L’ORGANIZZATORE DI EVENTI in enti di grandi dimensioni è generalmente coinvolto in una o solo in alcune fasi di lavoro.

Nelle realtà di medio-piccole dimensioni, come le compagnie teatrali, le associazioni e le fondazioni più piccole, gli è invece richiesto di seguire tutte le fasi di lavoro, da quella più creativa ed ideativa del progetto, a quella organizzativa, fino a quella promozionale ed anche amministrativa.

L’ORGANIZZATORE DI EVENTI può inoltre operare nel campo del marketing e della comunicazione ed è chiamato a progettare, organizzare e gestire eventi culturali ed artistici per scopi pubblicitari o promozionali.

L’oggetto della promozione può variare: dal prodotto specifico, al nuovo servizio privato immesso sul mercato, alla campagna sociale a favore di particolari politiche o sensibilizzazioni, al personaggio, all’evento sportivo.

Molto spesso in queste organizzazioni, collaborando con l’ente pubblico o le comunità locali, la dimensione territoriale (e a volte turistica) assume un’ importante valenza promozionale.

SOCIETÀ DI COMUNICAZIONE

Alcune società di comunicazione offrono servizi completi di organizzazione di eventi culturali, artistici e promozionali anche se, generalmente, si occupano specificamente di aspetti legati alla comunicazione (dalla organizzazione delle campagne stampa, alla gestione di siti promozionali).

L’ORGANIZZATORE DI EVENTI opera in questi casi a favore di committenze specifiche ed a favore di obiettivi definiti da contratto. L’attività è quindi concentrata nelle fasi realizzative, più che ideative, fermo restando l’aspetto creativo direttamente collegato agli output della comunicazione (grafica, stile, scelta dei canali, ec…). In questo caso è di altissima importanza l’uso delle ICT.

Attività e competenze

ATTIVITÀ

COMPETENZE

RISULTATI

Analizza i bisogni espressi o li anticipa e definisce con la committenza il concept principale dell’evento

  • definire i macro obiettivi di un evento (mission, posizionamento, pubblici da raggiungere, strategie di comunicazione)
  • analizzare il contesto (aspetti sociali, culturali e ambientali, tendenze/gusti del target potenziale)
  • delineare il contenuto dell’evento e il sistema valoriale collegato
  • preventivare le caratteristiche qualitative e quantitative dell’evento
  • individuare e gestire un sistema di relazioni utili per la definizione del concept

Documentazione relativa al bisogno rilevato/ Concept principale e adesione della rete al concept

Realizza l’analisi di fattibilità e definisce il progetto dell’evento

  • attivare una rete di relazioni con soggetti che aderiscano all’idea
  • effettuare la ricerca di opportunità di finanziamento pubblico/privato
  • definire le caratteristiche tecniche dell’evento (allestimento, animazione e intrattenimento, servizi tecnici, catering, gadgettistica, ecc.)
  • definire il calendario dell’evento, verificando eventuali sovrapposizioni o vicinanze con eventi simili
  • identificare testimonials, artisti, esperti, relatori
  • proporre locations valutando l’ubicazione, la vicinanza ai nodi/mezzi di comunicazione, la capienza, le caratteristiche strutturali, ecc.
  • definire un piano dei costi
  • elaborare il documento complessivo del progetto rispondendo a bandi pubblici nazionali o internazionali o elaborando documenti di presentazione per finanziatori privati

Progetto dell’evento completo di costi e prodotti complementari che arricchiscono il concept principale e amplificano l’impatto comunicativo

Organizza l’allestimento dell’evento e lo gestisce

  • predisporre il piano logistico e organizzativo (inclusa la prenotazione delle location)
  • selezionare i fornitori
  • affittare strumentazione tecnica e impianti
  • contattare testimonials, sponsor, artisti, esperti, relatori e definire le condizioni della loro collaborazione

Programmi dettagliati di allestimento e realizzazione dell’evento nei suoi prodotti principali e complementari

Progetta e realizza attività di comunicazione e marketing

  • definire le strategie, i canali e gli strumenti di promozione (cartella stampa, brochure..)
  • pianificare tempi e modalità della comunicazione
  • organizzare la campagna di comunicazione verso i potenziali destinatari e la stampa (contattare i media, reperire gli uffici editoriali, distribuire i materiali, gestire delle mailing list, ecc.)
  • utilizzare le opportunità offerte dalle ICT (creare siti Internet, aggiornare le informazioni contenute sui siti, comunicare e scambiare informazioni con altri siti Internet, operare azioni di webwatching…)
  • utilizzare le lingue straniere per una diffusione internazionale dell’evento

Documentazione attestante le attività di marketing e comunicazione realizzate

Materiali (cartacei e non) pubblicitari/promozionali

Valuta e monitora l’andamento dell’evento

  • pianificare un’azione di monitoraggio individuando indicatori e strumenti
  • raccogliere dati significativi
  • somministrare gli strumenti di valutazione, secondo la pianificazione prevista
  • analizzare i dati raccolti in funzione degli obiettivi identificati
  • effettuare la restituzione dei risultati di rilevazione della soddisfazione del cliente/destinatario
  • identificare eventuali correttivi alla progettazione
  • redigere reportistica e rendicontazioni

Documenti attestanti i risultati ottenuti

Documenti che registrano eventuali scostamenti tra risultati ottenuti ed obiettivi previsti

Rendicontazioni

Eventuale riprogrammazione di fasi operative

Quali conoscenze è necessario avere?

Conoscenze specialistiche

  • Elementi di economia della cultura
  • Normativa dei beni, dello spettacolo e delle attività culturali
  • Normativa sull’organizzazione di eventi su spazi pubblici
  • Normativa sui finanziamenti pubblici
  • Politiche, fondi, iniziative e programmi comunitari
  • Politiche europee/nazionali/regionali per lo sviluppo locale

Conoscenze generali

  • Sociologia dell’ambiente e del territorio
  • Elementi di storia e cultura del territorio
  • Elementi di budgeting
  • Elementi di statistica
  • Elementi di marketing
  • Teorie della comunicazione
  • Nozioni di qualità di servizio
  • Lingue straniere

Che cosa deve saper fare?

Abilità specialistiche principali

  • Applicare tecniche di progettazione ed organizzazione di eventi
  • Applicare tecniche di ricerca e gestione fornitori a supporto degli eventi (allestimento, catering, interpretariato)
  • Applicare tecniche di ricerca dei corretti riferimenti normativi necessari all’organizzazione di un evento
  • Applicare tecniche di fund raising
  • Applicare tecniche di comunicazione di eventi e di costruzione di messaggi promozionali

Abilità generali principali

  • Applicare tecniche di ricerca (dati/informazioni/notizie)
  • Applicare tecniche di pianificazione delle attività
  • Applicare tecniche di analisi dei costi
  • Applicare tecniche di gestione informatica delle informazioni (uso del WEB come mezzo di diffusione)
  • Applicare modalità di coordinamento del lavoro di un team
  • Applicare tecniche di analisi della qualità del servizio erogato

Quali comportamenti lavorativi deve sviluppare?

Creatività

ricercare soluzioni originali ed efficaci, approcciare in modo creativo i problemi di lavoro, tentare soluzioni non convenzionali, sviluppare un ambiente favorevole all’innovazione

Flessibilità-Adattabilità

modificare comportamenti e schemi mentali in funzione delle esigenze del contesto lavorativo, sapersi adattare ai cambiamenti e alle emergenze, lavorare efficacemente in situazioni differenti e/o con diverse persone o gruppi

Leadership

guidare individui o gruppi, suscitare entusiasmo, assumere iniziative, motivare, prendere decisioni; saper delegare

Orientamento al cliente/utente

anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze del cliente interno/esterno e predisporre soluzioni personalizzate, efficaci e soddisfacenti dal punto di vista della qualità del servizio reso

Propensione all’ascolto e al dialogo

essere disponibili all’ascolto e all’interazione col pubblico

Percorso formativo formale

Poiché non esistono norme o leggi specifiche che regolano la professione, non sono richiesti titoli di studio, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica professionale obbligatori.

E’ sicuramente utile che l’ORGANIZZATORE DI EVENTI abbia competenze e interesse relative al settore culturale in cui opera (per es. sport, letteratura, teatro, danza, musica, architettura).

Percorso formativo consigliato

Attualmente il mercato richiede prevalentemente profili in possesso di laurea triennale ad indirizzo umanistico, dato che l’ORGANIZZATORE DI EVENTI necessita di una solida preparazione culturale, unita ad una particolare sensibilità e preparazione in campo artistico e ad una spiccata capacità di valorizzazione dei luoghi.

L’aggiornamento continuo è fondamentale. Negli ultimi anni sono state realizzate in Italia molte iniziative sul management culturale, tra cui corsi di laurea, master, corsi di specializzazione.

La conoscenza di una o più lingue straniere e delle nuove tecnologie informatiche sono un requisito fondamentale per l’organizzatore di eventi.

Come si sviluppa la carriera?

La carriera dell’ORGANIZZATORE DI EVENTI si sviluppa con l’acquisizione di maggiori responsabilità in merito all’intero processo di lavoro, essenzialmente legate al numero di anni di esperienza, alla capacità di creazione di reti di lavoro e sistemi relazionali efficaci e creativi.

Il settore artistico e culturale si attesta attualmente in rapida crescita.

Negli ultimi vent’anni molte città dell’Europa occidentale hanno visto lo sviluppo di politiche mirate ad esaltare e valorizzare il potenziale artistico, culturale e sportivo.

A questo proposito, la riflessione in merito agli effettivi bisogni formativi degli ORGANIZZATORI DI EVENTI è argomento di estrema attualità così come l’inquadramento delle diverse figure professionali che operano in ambito culturale.

Figure di prossimità

Quali norme regolano la professione

Non vi sono norme specifiche che regolano la professione. Non vi sono albi professionali e/o titoli specifici per accedere alla professione.

Livello EQF

VI livello del Quadro Europeo delle Qualifiche, corrispondente al primo ciclo dei titoli accademici

Video

Le interviste ai professionisti e gli approndimenti sui luoghi di lavoro.

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Statistiche

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