Attività e competenze

ATTIVITÀ

COMPETENZE

RISULTATI

Analizza i bisogni espressi o li anticipa e definisce con la committenza il concept principale dell’evento

  • definire i macro obiettivi di un evento (mission, posizionamento, pubblici da raggiungere, strategie di comunicazione)
  • analizzare il contesto (aspetti sociali, culturali e ambientali, tendenze/gusti del target potenziale)
  • delineare il contenuto dell’evento e il sistema valoriale collegato
  • preventivare le caratteristiche qualitative e quantitative dell’evento
  • individuare e gestire un sistema di relazioni utili per la definizione del concept

Documentazione relativa al bisogno rilevato/ Concept principale e adesione della rete al concept

Realizza l’analisi di fattibilità e definisce il progetto dell’evento

  • attivare una rete di relazioni con soggetti che aderiscano all’idea
  • effettuare la ricerca di opportunità di finanziamento pubblico/privato
  • definire le caratteristiche tecniche dell’evento (allestimento, animazione e intrattenimento, servizi tecnici, catering, gadgettistica, ecc.)
  • definire il calendario dell’evento, verificando eventuali sovrapposizioni o vicinanze con eventi simili
  • identificare testimonials, artisti, esperti, relatori
  • proporre locations valutando l’ubicazione, la vicinanza ai nodi/mezzi di comunicazione, la capienza, le caratteristiche strutturali, ecc.
  • definire un piano dei costi
  • elaborare il documento complessivo del progetto rispondendo a bandi pubblici nazionali o internazionali o elaborando documenti di presentazione per finanziatori privati

Progetto dell’evento completo di costi e prodotti complementari che arricchiscono il concept principale e amplificano l’impatto comunicativo

Organizza l’allestimento dell’evento e lo gestisce

  • predisporre il piano logistico e organizzativo (inclusa la prenotazione delle location)
  • selezionare i fornitori
  • affittare strumentazione tecnica e impianti
  • contattare testimonials, sponsor, artisti, esperti, relatori e definire le condizioni della loro collaborazione

Programmi dettagliati di allestimento e realizzazione dell’evento nei suoi prodotti principali e complementari

Progetta e realizza attività di comunicazione e marketing

  • definire le strategie, i canali e gli strumenti di promozione (cartella stampa, brochure..)
  • pianificare tempi e modalità della comunicazione
  • organizzare la campagna di comunicazione verso i potenziali destinatari e la stampa (contattare i media, reperire gli uffici editoriali, distribuire i materiali, gestire delle mailing list, ecc.)
  • utilizzare le opportunità offerte dalle ICT (creare siti Internet, aggiornare le informazioni contenute sui siti, comunicare e scambiare informazioni con altri siti Internet, operare azioni di webwatching…)
  • utilizzare le lingue straniere per una diffusione internazionale dell’evento

Documentazione attestante le attività di marketing e comunicazione realizzate

Materiali (cartacei e non) pubblicitari/promozionali

Valuta e monitora l’andamento dell’evento

  • pianificare un’azione di monitoraggio individuando indicatori e strumenti
  • raccogliere dati significativi
  • somministrare gli strumenti di valutazione, secondo la pianificazione prevista
  • analizzare i dati raccolti in funzione degli obiettivi identificati
  • effettuare la restituzione dei risultati di rilevazione della soddisfazione del cliente/destinatario
  • identificare eventuali correttivi alla progettazione
  • redigere reportistica e rendicontazioni

Documenti attestanti i risultati ottenuti

Documenti che registrano eventuali scostamenti tra risultati ottenuti ed obiettivi previsti

Rendicontazioni

Eventuale riprogrammazione di fasi operative

Quali conoscenze è necessario avere?

Conoscenze specialistiche

  • Elementi di economia della cultura
  • Normativa dei beni, dello spettacolo e delle attività culturali
  • Normativa sull’organizzazione di eventi su spazi pubblici
  • Normativa sui finanziamenti pubblici
  • Politiche, fondi, iniziative e programmi comunitari
  • Politiche europee/nazionali/regionali per lo sviluppo locale

Conoscenze generali

  • Sociologia dell’ambiente e del territorio
  • Elementi di storia e cultura del territorio
  • Elementi di budgeting
  • Elementi di statistica
  • Elementi di marketing
  • Teorie della comunicazione
  • Nozioni di qualità di servizio
  • Lingue straniere

Che cosa deve saper fare?

Abilità specialistiche principali

  • Applicare tecniche di progettazione ed organizzazione di eventi
  • Applicare tecniche di ricerca e gestione fornitori a supporto degli eventi (allestimento, catering, interpretariato)
  • Applicare tecniche di ricerca dei corretti riferimenti normativi necessari all’organizzazione di un evento
  • Applicare tecniche di fund raising
  • Applicare tecniche di comunicazione di eventi e di costruzione di messaggi promozionali

Abilità generali principali

  • Applicare tecniche di ricerca (dati/informazioni/notizie)
  • Applicare tecniche di pianificazione delle attività
  • Applicare tecniche di analisi dei costi
  • Applicare tecniche di gestione informatica delle informazioni (uso del WEB come mezzo di diffusione)
  • Applicare modalità di coordinamento del lavoro di un team
  • Applicare tecniche di analisi della qualità del servizio erogato

Quali comportamenti lavorativi deve sviluppare?

Creatività

ricercare soluzioni originali ed efficaci, approcciare in modo creativo i problemi di lavoro, tentare soluzioni non convenzionali, sviluppare un ambiente favorevole all’innovazione

Flessibilità-Adattabilità

modificare comportamenti e schemi mentali in funzione delle esigenze del contesto lavorativo, sapersi adattare ai cambiamenti e alle emergenze, lavorare efficacemente in situazioni differenti e/o con diverse persone o gruppi

Leadership

guidare individui o gruppi, suscitare entusiasmo, assumere iniziative, motivare, prendere decisioni; saper delegare

Orientamento al cliente/utente

anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze del cliente interno/esterno e predisporre soluzioni personalizzate, efficaci e soddisfacenti dal punto di vista della qualità del servizio reso

Propensione all’ascolto e al dialogo

essere disponibili all’ascolto e all’interazione col pubblico

Percorso formativo formale

Poiché non esistono norme o leggi specifiche che regolano la professione, non sono richiesti titoli di studio, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica professionale obbligatori.

E’ sicuramente utile che l’ORGANIZZATORE DI EVENTI abbia competenze e interesse relative al settore culturale in cui opera (per es. sport, letteratura, teatro, danza, musica, architettura).

Percorso formativo consigliato

Attualmente il mercato richiede prevalentemente profili in possesso di laurea triennale ad indirizzo umanistico, dato che l’ORGANIZZATORE DI EVENTI necessita di una solida preparazione culturale, unita ad una particolare sensibilità e preparazione in campo artistico e ad una spiccata capacità di valorizzazione dei luoghi.

L’aggiornamento continuo è fondamentale. Negli ultimi anni sono state realizzate in Italia molte iniziative sul management culturale, tra cui corsi di laurea, master, corsi di specializzazione.

La conoscenza di una o più lingue straniere e delle nuove tecnologie informatiche sono un requisito fondamentale per l’organizzatore di eventi.

Come si sviluppa la carriera?

La carriera dell’ORGANIZZATORE DI EVENTI si sviluppa con l’acquisizione di maggiori responsabilità in merito all’intero processo di lavoro, essenzialmente legate al numero di anni di esperienza, alla capacità di creazione di reti di lavoro e sistemi relazionali efficaci e creativi.

Il settore artistico e culturale si attesta attualmente in rapida crescita.

Negli ultimi vent’anni molte città dell’Europa occidentale hanno visto lo sviluppo di politiche mirate ad esaltare e valorizzare il potenziale artistico, culturale e sportivo.

A questo proposito, la riflessione in merito agli effettivi bisogni formativi degli ORGANIZZATORI DI EVENTI è argomento di estrema attualità così come l’inquadramento delle diverse figure professionali che operano in ambito culturale.